De la création à la désactivation
Gestion du cycle de vie d'un collaborateur à l'aide des workflows adéquats, de son arrivée dans l'entreprise jusqu'à son départ et sa désactivation dans le système.
Identification du besoin
Cette solution s’appuie sur SharePoint et utilise l’outil Nintex Workflow afin de créer des interactions avec les utilisateurs.
Cette réalisation porte sur une gestion des comptes numériques des employés, permettant de gérer l’arrivée de nouveaux collaborateurs en termes d'accès au système d'information (accès Windows, e-mail, numéro de téléphone, etc.), leur modification et le départ de collaborateurs.
Après une première analyse, un POC (Proof of Concept) est réalisé. Il permet de mettre en place et de présenter une partie de la solution (gestion des arrivées de collaborateurs et modification de leurs comptes) sous forme de prototype.
Selon l’analyse et le POC réalisé, la solution offre les fonctionnalités suivantes:
- sauvegarde de l’état initial du compte du collaborateur (arrivée)
- gestion des modifications des comptes des collaborateurs (nom, site, titre, accès, etc.) et sauvegarde de chacune des modifications sous forme d'historique
- affichage de l’état actuel des comptes des collaborateurs, avec les modifications (nom, site, titre, accès, etc.) apportées à celui-ci
- gestion du départ du collaborateur, avec les tâches à effectuer au niveau de leur compte
De manière à gérer les tâches à réaliser, l’idée est de proposer un catalogue de tâches, contenant les métadonnées nécessaires à sa réalisation. Ceci permet également de conserver l’historique de traitement de chacune des tâches.
Solution
La solution proposée pour gérer les comptes des collaborateurs, de la création à la désactivation, est séparée en deux phases:
- la première concerne les données du compte proprement dites et leur gestion
- la seconde concerne les tâches, liées aux actions devant être réalisées pour permettre la création, la mise à jour et la désactivation du compte
La gestion des interactions entre les listes est réalisée à l’aide de workflows.
Gestion des tâches
De manière à gérer les actions à réaliser dans chacune des étapes de gestion du compte, des tâches, contenues dans une liste dédiée, sont créées et conservées à des fins d’historique. Chaque action fait l’objet d’un type de contenu spécifique, permettant de lier les métadonnées nécessaires.
Lors de la création d’une tâche, le type de contenu correspondant à l’action est choisi et les informations nécessaires à sa réalisation son renseignées. Lors du traitement de la tâche, si nécessaire, l’utilisateur peut également renseigner les données qui doivent être mises à jour dans l’élément de référence du compte.
Afin de proposer un suivi des tâches liées à un compte collaborateur, toutes les tâches sont créées dans une unique liste, avec récupération de l’identifiant de l’élément initial, mais également de l’identifiant de l’élément de référence et de l’élément de modification ou de désactivation, si existant.
Workflow
De manière à créer des interactions entre les différentes listes, des workflows sont configurés. Ceux-ci sont configurés pour un démarrage automatique, lors de la création ou modification de l’élément, dépendant du cas.
